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取引先に良い印象を持ってもらうこと

秘書と男性

秘書代行の主な仕事は電話対応を代行することです。事業を健全に運営するためには総務と経理が重要であると言われます。特に総務は社内の不正などがないかをチェックするだけでなく、対外的にも事業の顔として重要な役割を担っていると言えるでしょう。そういう意味で、電話対応は重要です。ところが、そのために従業員を雇うとなると人件費がかかるというデメリットがあります。さらに、秘書や電話対応として従業員を育てる経費も必要です。これを補うのが電話対応代行に代表される秘書代行です。事務所に社員がいないときの対応や電話などにビジネスチャンスがある場合があります。こうした時、秘書や電話対応のスキルがある代行がいることで業務が改善されるだけでなく、外部に対しても良い印象を与えることができます。

人件費の削減

社長と秘書

秘書代行を利用するメリットは主に人件費を削減することです。電話対応や秘書として従業員を雇うと従業員分の人件費やそれに付随する経費がかかります。しかし、これらの代行を利用することで相当な経費の削減につながります。さらに中小企業などにおいては取引先などとの対応で本来の業務ができなくなることがあり、こうした場合にも、代行の利用が有効です。受付や電話対応での対応の良し悪しは後の成果に関わってきます。

事業内容を知ること

秘書

秘書代行は丁寧な電話対応や受付などは出来ますが、事業の内情を知るまでにある程度の時間が必要です。そのため相手が特定の社員と親しい取引先であるある場合などに問題が起きる場合がありますし、クレームの場合などの対応が十分でない場合もあります。ですから、こういった場合に備え、秘書代行には、よく事業の内容を知ってもらう必要があります。